Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile İlgili Bilmeniz Gerekenler

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), standart elektronik postanın daha güvenli ve yasal bir versiyonu olarak geliştirilmiş bir iletişim sistemidir. İlk olarak yaklaşık 30 yıl önce Amerika Birleşik Devletleri’nde ortaya çıkan KEP, kamu ile vatandaşlar arasındaki iletişimi hızlandırmak ve güvenli hale getirmek amacıyla kullanılmaya başlanmıştır. 2000’li yılların başında Avrupa’da yaygınlaşan sistem, İtalya, Fransa, Almanya ve Estonya gibi ülkelerde milyonlarca kişi tarafından kullanılmaktadır.

Ülkemizde KEP sisteminin temelleri 2008 yılında atılmış, 2011 yılında Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yapılan düzenlemelerle hayata geçirilmiştir. KEP, gönderici ve alıcı kimliklerini doğrulayan, iletinin içeriğinin değişmediğini garanti eden ve yasal geçerlilik sunan bir elektronik posta sistemidir. That Teknoloji olarak, KEP süreçlerinizi kolaylaştırmak ve resmi yazışmalarınızı dijital ortama güvenle taşımanızı sağlamak için yenilikçi çözümler sunuyoruz.

KEP’in Temel Özellikleri

KEP, standart e-posta sistemlerinden farklı olarak yasal geçerlilik ve yüksek güvenlik sunar. İşte KEP’in temel özellikleri:

• Kimlik Doğrulama: Gönderici ve alıcı kimlikleri doğrulanır, böylece iletinin kimden geldiği ve kime gittiği net bir şekilde belgelenir.
• Veri Bütünlüğü: İletinin içeriğinin yolda değişmediği garanti edilir.
• İnkar Edilmezlik: Gönderici, iletinin gönderildiğini; alıcı ise iletinin alındığını inkar edemez.
• Zaman Damgası: İletinin gönderildiği ve alındığı tarih-saat bilgisi kesin olarak kaydedilir.
• Hukuki Geçerlilik: KEP ile yapılan yazışmalar, noter onaylı bir belge gibi yasal geçerliliğe sahiptir.

That Teknoloji ile KEP süreçlerinizi güvenle yönetebilir, resmi yazışmalarınızda yasal geçerlilik ve güvenlik sağlayabilirsiniz.

KEP Gönderim Türleri

KEP sisteminde iki farklı gönderim yöntemi bulunmaktadır:

1. Elektronik Yazışma (e-Yazışma)

Elektronik Yazışma, KEP sisteminde en yoğun kullanılan gönderim yöntemidir. Özellikle kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya özel sektör ile yaptığı resmi yazışmalarda tercih edilir. Bu yöntemde iletilerin ekinde “.eyp” formatında dosyaların bulunması zorunludur. Bu dosyalar, resmi yazışma formatlarındaki tüm bilgileri (üst yazı, ilgili kurum, sayı, başlık vb.) elektronik ortama taşınmış halidir. Kamu kurumlarına gönderilen KEP iletilerinin “.eyp” formatında olmaması durumunda iletiler reddedilebilir.

“.eyp” Formatında Dosyalar Nasıl Oluşturulur?

Günümüzde “.eyp” formatında dosyalar oluşturmak için en yaygın kullanılan yöntem, TÜBİTAK tarafından ücretsiz sunulan İmzager programıdır. Bu programa resmi yazışma kurallarına uygun bir şekilde hazırladığınız yazıyı ekleyerek “.eyp” formatına dönüştürebilirsiniz. Ancak bu programın kullanıcıyı yönlendiren bir yapısı olmadığı için yazılarınızın reddedilme riski olabilir.

Elektronik Yazışmaları %100 Doğrulukla Nasıl Oluşturabilirsiniz?

That Teknoloji’nin sunduğu KEPassist çözümü ile elektronik yazışmalarınızı kolayca oluşturabilirsiniz. KEPassist, KEP adreslerinizi iş akış kurallarınıza göre yönetmenizi sağlar ve program üzerinden elektronik yazışmalarınızı hazırlayıp gönderebilirsiniz. Yazılarınızı That Teknoloji’nin zaman damgası ile imzalayabilir, e-imzanız ile doğrulayabilirsiniz.

2. Standart KEP

Standart KEP yöntemi, iletinin ekine herhangi bir dosya ekleme veya belirli bir formatta olma zorunluluğu olmayan bir yöntemdir. Genellikle özel şirketlerin kendi aralarında veya personelleriyle yaptığı yazışmalarda kullanılır. Örneğin, bir şirket çalışanlarına bordro gönderimi yapmak için Standart KEP yöntemini tercih edebilir.

That Teknoloji, hem Elektronik Yazışma hem de Standart KEP yöntemlerinde size destek sunar. Resmi yazışmalarınızı güvenle dijital ortama taşıyabilirsiniz.

KEP’in Sıkça Kullanıldığı Alanlar

KEP, hem kamu hem de özel sektörde geniş bir kullanım alanına sahiptir. İşte KEP’in sıkça kullanıldığı alanlar:

Kurumlar Arası KEP İşlemleri

• Teklif ve ihale şartnameleri
• Sözleşmeler ve sipariş formları
• Tedarikçi değerlendirme belgeleri
• İhtar ve ihbar bildirimleri
• Sözleşme fesih bildirimleri
• Performans değerlendirme raporları
• Faturalar ve ödeme talimatları

Kurum ile Müşteri Arası KEP İşlemleri

• İhtar ve ihbar bildirimleri
• Talimatlar ve başvurular
• Teklifler ve estirler
• Faturalar ve sözleşmeler
• Sözleşme yenileme bildirimleri
• Tarife veya servis değişikliği bildirimleri
• Geciken ödeme ve borç bildirimleri

Kurum ile Çalışanlar Arası KEP İşlemleri

• Şirket içi duyurular
• Bordro gönderimleri
• İhtar ve sözleşmeler
• Yıllık izin ve mazeret izni bildirimleri
• İstifa mektupları
• Atama ve görevlendirme yazıları
• Performans değerlendirme raporları
• Maaş artışı ve prim ödemesi bildirimleri

That Teknoloji ile KEP kullanım alanlarınızı genişletebilir, tüm resmi yazışmalarınızı güvenle dijital ortama taşıyabilirsiniz.

KEP’in Avantajları

KEP, hem bireylere hem de kurumlara birçok fayda sağlar. İşte KEP’in öne çıkan avantajları:

• Hukuki Geçerlilik: KEP ile yapılan yazışmalar noter onaylı bir belge gibi yasal geçerliliğe sahiptir.
• Güvenlik: Gönderici ve alıcı kimlikleri doğrulanır, iletinin içeriği korunur.
• Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Noter, kargo veya fiziksel teslimat gibi süreçlere gerek kalmadan yazışmalarınızı hızlıca tamamlayabilirsiniz.
• Çevre Dostu Çözüm: Kağıt kullanımını azaltarak çevreye katkıda bulunur.
• Hızlı İletişim: Resmi yazışmalarınızı birkaç dakika içinde tamamlayabilirsiniz.
• İzleme ve Kayıt: İletilerinizin gönderim ve alınma süreçlerini kolayca takip edebilirsiniz.
• Düşük Maliyet: Özellikle KEP-İK uygulamaları ile bordro gibi gönderimler personel başına 1-2 TL gibi düşük maliyetlerle yapılabilir.

That Teknoloji, KEP ile resmi yazışmalarınızı daha güvenli, hızlı ve ekonomik bir şekilde gerçekleştirmenize olanak tanır.

KEP Mevzuatı

Kayıtlı Elektronik Posta, Türk hukukuna 14 Şubat 2011 tarih ve 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18/3 maddesi ile girmiştir. Bu maddeye göre:

“Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.”

Ayrıca, Kanunun 1525. maddesinin 2. fıkrasında, KEP sistemine ilişkin usul ve esasların Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından bir yönetmelikle düzenleneceği belirtilmiştir. Bu kapsamda aşağıdaki düzenlemeler yayımlanmıştır:

• Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (25/08/2011, 28036 sayılı Resmi Gazete)
• Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ (25/08/2011, 28036 sayılı Resmi Gazete)
• Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğ (16/05/2012, 28294 sayılı Resmi Gazete)
• Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminde Kullanılan İşlem Sertifikasına İlişkin Usul ve Esaslar (06/06/2012, 2012DK-15259 sayılı Kurul Kararı)
• Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarının Birlikte Çalışabilirliğine İlişkin Usul ve Esaslar (09/09/2014, 2014/DK-BTD/447 sayılı Kurul Kararı)

That Teknoloji, KEP süreçlerinizi tüm bu mevzuatlara uygun şekilde yönetmenize olanak tanır, böylece yazışmalarınız yasal olarak geçerli ve güvenli olur.

KEP Kullanım İstatistikleri

BTK verilerine göre, Türkiye’de günümüzde 500.000’e yakın KEP adresi bulunmaktadır. Ülkemizde günlük 30.000’in üzerinde KEP gönderimi yapılmaktadır. Özellikle KEP İnsan Kaynakları (KEP-İK) uygulamaları sayesinde, şirketlerin çalışanlarına bordro, yıllık izin, ihtar ve sözleşme gibi gönderimleri hızlı bir şekilde artmaktadır. Aylık KEP-İK uygulamalarından gönderilen bordro ağırlıklı KEP iletilerinin 100.000’i geçtiği bilinmektedir.

KEP adreslerine, KEP hesabınızın “Rehber” bölümünden kolayca ulaşabilirsiniz. That Teknoloji ile KEP adreslerinizi yönetmek ve rehber üzerinden diğer kullanıcılara erişmek çok daha kolay!

KEP Hesabı Açma Süreci

KEP hesabı açmak için bireysel, kurumsal veya kamu kategorilerinde farklı belgeler gereklidir. İşte her kategori için gerekli belgeler:

Bireysel KEP Hesabı Açılması için Gerekli Belgeler

E-İmza ile Birlikte Bireysel KEP Başvurusu için Ek Belgeler

Kurumsal KEP Hesabı Açılması için Gerekli Belgeler

E-İmza ile Birlikte Kurumsal KEP Başvurusu için Ek Belgeler

Kamu KEP Hesabı Açılması için Gerekli Belgeler

E-İmza ile Birlikte Kamu KEP Başvurusu için Ek Belgeler

That Teknoloji, KEP hesabı açma sürecinizi hızlı ve güvenli bir şekilde tamamlamanıza yardımcı olur. Resmi yazışmalarınızı dijital dünyada güvenle yönetin!

That Teknoloji ile KEP Deneyimini Yaşayın

That Teknoloji, profesyonel ekibi ve yenilikçi hizmet anlayışıyla, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hizmetleri alanında öncü bir hizmet sağlayıcıdır. BTK tarafından yetkilendirilmiş bir KEP Hizmet Sağlayıcısı olarak, ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Standardı’na uygun şekilde hizmet veriyoruz.

That Teknoloji’nin KEP Hizmetleri

• KEPassist Çözümü: Elektronik yazışmalarınızı %100 doğrulukla oluşturun ve gönderin.
• Zaman Damgası ve E-İmza Entegrasyonu: İletilerinizi zaman damgası ve e-imza ile doğrulayın.
• Hızlı ve Güvenli Başvuru: Bireysel, kurumsal ve kamu KEP hesabı açma süreçlerinizi kolayca tamamlayın.
• Kapsamlı Destek: Kurulum ve kullanım aşamalarında uzman ekibimizle yanınızdayız.
• Güvenilirlik: ISO 27001 standartlarına uygun, güvenli bir hizmet sunuyoruz.
• Çok Yönlü Kullanım: Kurumlar arası, müşteri ve çalışan yazışmalarında KEP çözümleri.

That Teknoloji, Türkiye’nin bilgi toplumu olma yolundaki hedefine katkıda bulunmayı amaçlar. KEP ile resmi yazışmalarınızı dijital dünyada güvenle yönetin!

KEP ile Dijital Dönüşümün Gücünü Keşfedin

KEP, dijital dönüşümün temel taşlarından biridir. Resmi yazışmaları dijital ortama taşıyarak hem bireylerin hem de kurumların hayatını kolaylaştırır. İşte KEP’in dijital dönüşümdeki rolü:

• Kağıtsız Ofis: Yazışmalarınızı dijital olarak yönetin, kağıt kullanımını azaltın.
• Uzaktan İletişim: Fiziksel teslimat olmadan resmi yazışmalarınızı tamamlayın.
• Verimlilik Artışı: İş süreçlerinizi hızlandırarak zaman ve maliyet tasarrufu sağlayın.
• Güvenli İşbirliği: İş ortaklarınızla güvenli bir şekilde iletişim kurun.
• Çevresel Sürdürülebilirlik: Kağıt tüketimini azaltarak doğaya katkıda bulunun.

That Teknoloji ile KEP kullanarak dijital dönüşüm yolculuğunuzu hızlandırın. Resmi yazışmalarınızı modernize edin, geleceğe güvenle adım atın!