Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), güvenli bir elektronik posta sistemidir ve gönderici ile alıcının kimliklerini doğrular, gönderim zamanını ve içeriğin değiştirilemezliğini garanti eder. Bu sistem, uyuşmazlık durumlarında hukuki geçerliliği olan bir delil olarak kabul edilir.

KEP Sistemi ile Oluşturulan Deliller

KEP sisteminde, gönderiyle ilgili aşağıdaki önemli deliller oluşturulur ve saklanır:

• Gönderi Zamanı: Elektronik postanın gönderildiği zaman kaydedilir.
• Gönderici ve Alıcı Kimlikleri: Gönderici ve alıcının kimlik bilgileri doğrulanır.
• Teslim Edilme Zamanı: E-postanın alıcıya teslim edildiği an kaydedilir.
• Okunma Zamanı: Alıcı, mesajı okuduğunda zaman damgası eklenir.
• İçeriğin Bütünlüğü: Mesajın içeriği değiştirilemez; sadece parmak izi kaydedilir.

Bu deliller sayesinde, bir gönderi reddedilemez ve evrakta sahtecilik gibi durumların önüne geçilir.

KEP ve Hukuki Geçerliliği

KEP, Türk Ticaret Kanunu ve Tebligat Kanunu'na göre, hukuki geçerliliği olan bir sistemdir. Şirketler arasında, sözleşme ihbarları, ihtarlar veya anlaşmazlık durumunda tebligatlar KEP üzerinden yapılabilir. KEP, noter gücüne sahiptir ve elektronik senet gibi hukuki belgelerle aynı geçerliliğe sahiptir.

KEP ve UETS Entegrasyonu

Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS), devlet kurumları tarafından kullanılan KEP sistemidir. UETS üzerinden yazışmalar, resmi yazışmalarla aynı güvenlik önlemleriyle gerçekleştirilir. EDM KEP, UETS ile entegrasyon sağlayarak gelen tebligatlara otomatik yanıt verebilir ve süreçleri hızlandırabilir.

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Özellikleri

1. Gönderici ve Alıcı Kimliklerinin Belirginliği: KEP sisteminde, gönderici ve alıcı kimlikleri net bir şekilde kaydedilir.
2. İçerik Bütünlüğü: KEP, gönderinin içeriğinin değiştirilmesini engeller ve parmak izi ile doğrulama yapar.
3. Değiştirilemez Zaman Kayıtları: Gönderim, teslim ve okunma zamanları zaman damgası ile kaydedilir ve değiştirilemez.
4. Kolay Erişim: KEP adreslerine kolayca ulaşılabilir, bu da iş ve resmi yazışmalar için hız ve verimlilik sağlar.
5. Çevre Dostu: Kâğıt kullanımını ortadan kaldırarak çevreyi korur.

KEP'in Faydaları

KEP kullanarak gönderilen yazışmaların hukuki geçerliliği, güvenliği ve doğruluğu sağlanır. KEP sistemi sayesinde, gönderiler inkar edilemez ve sahtecilik engellenir. Ayrıca, özel ve tüzel kişilerin KEP üzerinden yazışmalar yapması, daha güvenli, hızlı ve yasal geçerli işlemler yapılmasına olanak tanır.

KEP'in Zorunlu Olduğu Durumlar

KEP, anonim ve limited şirketler için zorunludur. Ayrıca e-ticaret yapan şahıs şirketleri de KEP adresi almak ve ilgili kurumlarla KEP üzerinden yazışmalar yapmak zorundadır. Bazı bakanlıklar da kendi alanlarındaki firmaların KEP kullanmasını şart koşmaktadır.

KEP'in Kullanım Alanları

KEP, birçok alanda kullanılmaktadır:

• E-ticaret Yazışmaları: E-ticaret firmaları ve müşterileri arasındaki yazışmalar.
• Kamu ve Özel Kurumlar: Resmi yazışmalar, ihtarname, sözleşmeler ve duyurular.
• İcra ve İflas İşlemleri: İcra daireleri ile yapılan yazışmalar.
• Bakanlıklarla Yazışmalar: Sağlık, Eğitim, Tarım ve Maliye Bakanlıkları ile yazışmalar.
• Çalışan ve İşveren İlişkileri: Bordro, izin onayları ve personel yazışmaları.

KEP, noter gücüne sahip yazışmalar için geniş bir kullanım alanı sağlar.

KEP Adresi Edinme

Tüzel kişiler için, KEP adresi MERSİS numarası veya kurum adı ile alınabilir. Şirketler, KEP hizmet sağlayıcılarından bu adresi edinerek güvenli yazışmalar yapabilir.

KEP, hukuki geçerliliği olan, güvenli ve hızlı bir iletişim aracıdır. Özellikle şirketler, devlet kurumları ve e-ticaret işletmeleri için kritik öneme sahiptir. KEP'in özellikleri ve entegrasyonları sayesinde, her tür resmi ve ticari yazışma güvenli, verimli ve çevre dostu bir şekilde gerçekleştirilebilir.