E-Defter Nedir?

E-Defter Nedir?

E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan yevmiye ve kebir defterlerinin elektronik ortamda düzenlenmesini, kaydedilmesini ve muhafaza edilmesini sağlayan bir sistemdir. Kâğıt ortamında basılmadan elektronik olarak imzalanarak Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) gönderilir ve başkanlık tarafından imzalanan ve onaylanan beratlar kaydedilir.

Elektronik defterlerin bütünlüğü, değişmezliği ve kaynağının doğruluğu garanti altına alınır ve yasal olarak kesin delil niteliğindedir.

E-Defter Sistemi Nasıl Çalışır?

E-Defter uygulamasına geçen firmalar, muhasebe kayıtlarının tamamını GİB'e göndermez. Bunun yerine, berat olarak adlandırılan ve kayıtların özet bilgilerini içeren dosyalar GİB'e sunulur. Bu dosyalar GİB'in belirlediği format ve standartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenir ve kaydedilir. Elektronik defterlerin yasal geçerliliğini sağlamak için gerçek kişiler elektronik imza, tüzel kişiler ise mali mühür kullanarak onaylama işlemini gerçekleştirir.

Kimler E-Defter Kullanabilir?

E-Defter sistemine gerçek ve tüzel kişiler herhangi bir ciro ya da fatura sınırlaması olmaksızın dilediği zaman geçiş yapabilir.

E-Defter kullanıcıları iki gruba ayrılır:

1. Zorunlu Kullanıcılar: Devlet tarafından belirlenen yıllık ciro limitini aşan firmalar, zorunlu olarak e-Fatura ve E-Defter sistemine dahil olmak zorundadır.

2. Gönüllü Kullanıcılar: Herhangi bir zorunluluk bulunmadan dijital dönüşümden faydalanmak isteyen firmalar ve bireyler de E-Defter sistemine geçebilir.

E-Defter Kullanımında Mali Mühür, E-İmza ve Zaman Damgası

Elektronik belgelerin yasal geçerliliğini sağlamak için firmalar mali mühür, bireyler ise elektronik imza sertifikası kullanır. E-Defter kayıtlarında mali mühür ya da e-İmza ile onaylanan defter bilgileri, firma ve mali müşavir bilgileriyle birlikte belirli bir formatta GİB'e iletilir. Ardından berat dosyası GİB sistemine yüklenir ve burada onaylanarak resmiyet kazanır.

Mükellefler, mali müşavir veya özel entegratörlere yetki vererek defterlerini imzalatabilir. Ayrıca zaman damgalı berat kullanımı sayesinde belirli tarihlerde defterlerin GİB'e gönderildiği kanıtlanabilir.

E-Defter Gönderimi ve Web Servis Entegrasyonu

1. Veri Hazırlama: Finansal veriler, yasal düzenlemelere uygun XML formatında hazırlanır ve gerekli kontroller yapılır.

2. Otomatik Gönderim: E-Defter dosyaları belirlenen periyotlarda GİB'e iletilir.

3. Elektronik İmza ve Mali Mühür: Gönderilen verilerin bütünlüğü ve güvenliği sağlanır.

4. Arşivleme: Tüm E-Defter kayıtları yasal saklama süreleri boyunca muhafaza edilir ve istendiğinde erişim sağlanır.

E-Defter'in Avantajları

• Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Defter basımı, noter onayı ve arşivleme gibi masraflar ortadan kalkar.

• Anında Erişim: Dilediğiniz yerden online olarak defterlerinize erişim sağlayabilirsiniz.

• Tam Entegrasyon: Muhasebe ve ERP programları ile tam uyumlu çalışır.

• Güvenli Saklama: 10 yıl boyunca veriler 4 yedeklemeli ve üst düzey şifreleme teknolojisi ile saklanır.

• Hızlı Kurulum ve Destek: Uzman teknik ekip tarafından 7/24 destek sağlanır.

Neden That Teknoloji E-Defter?

That Teknoloji, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği standartlara tam uyumlu E-Defter hizmetleri sunar.

• Yasal Mevzuata Uyum: Güncellenen mevzuatlara anında uyum sağlayan altyapı.

• Maliyet Avantajı: Defter basımı ve onay masraflarını minimize eder.

• Kolay Erişim ve Kullanım: Tüm defterlere ve kayıtlara her yerden erişim imkânı.

• Tam Entegrasyon: Muhasebe programları ve ERP sistemleri ile uyumludur.

• Güvenli Saklama: Verileri üst düzey şifreleme teknolojisiyle saklama.

• 7/24 Destek: Teknik servis ve müşteri hizmetleri ile kesintisiz destek.

That Teknoloji E-Defter sistemi ile yasal düzenlemelere uyum sağlarken, işletmenizin muhasebe süreçlerini dıjitalleştirerek zamandan ve maliyetten tasarruf edin!