E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar: Detaylı Karşılaştırma

E-Fatura ile E-Arşiv Fatura arasındaki farklar, Türkiye’de dijital faturalama sistemlerini kullanan işletmeler için kritik bir konudur. Her iki sistem de kağıt fatura kullanımını azaltarak faturalama süreçlerini hızlı, güvenli ve çevre dostu hale getirirken, farklı mükellef gruplarına hitap eder ve farklı işleyiş mekanizmalarına sahiptir. Bu rehberde, E-Fatura ve E-Arşiv Fatura sistemlerinin ne olduğunu, aralarındaki temel farkları, kullanım alanlarını ve avantajlarını en ince ayrıntısına kadar ele alacağız. Dijital faturalama hakkında daha fazla bilgi için That Teknoloji E-Fatura Çözümleri sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Nedir?

Dijital faturalama sistemlerinin temel taşları olan E-Fatura ve E-Arşiv Fatura, işletmelerin faturalama süreçlerini modernize eder. Ancak bu iki sistem, farklı ihtiyaçlara ve kullanıcı gruplarına yönelik tasarlanmıştır.

E-Fatura Nedir?

E-Fatura, kağıt faturanın dijital versiyonu olup, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylanan bir sistemdir. E-imza veya mali mühür ile güvenli bir şekilde oluşturulan bu faturalar, sadece E-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında kullanılır.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-Arşiv Fatura, E-Fatura sistemine dahil olmayan bireyler ve kurumlar için geliştirilmiş bir dijital faturalama çözümüdür. E-posta veya SMS yoluyla iletilir ve GİB’e belirli bir süre içinde raporlanır.

E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Farklar

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura arasındaki farkları anlamak, hangi sistemin işletmeniz için uygun olduğunu belirlemede yardımcı olur. İşte detaylı bir karşılaştırma:

1. Kimlere Gönderilir?

E-Fatura

• Kapsam: Yalnızca E-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında kullanılır.
• Kullanıcılar: Genellikle büyük işletmeler, belirli ciro limitini aşan firmalar ve E-Fatura’ya zorunlu veya gönüllü olarak geçen şirketler.
• Örnek: Bir tedarikçi, E-Fatura kullanıcısı bir müşterisine fatura keser.

E-Arşiv Fatura

• Kapsam: E-Fatura sistemine kayıtlı olmayan bireyler ve kurumlara gönderilir.
• Kullanıcılar: Küçük işletmeler, esnaflar, bireysel müşteriler veya E-Fatura’ya geçmemiş mükellefler.
• Örnek: Bir mağaza, son tüketiciye (bireysel müşteri) fatura keser.

2. Faturanın Gönderilme Yöntemi ve Süreci

E-Fatura

• İletim Yöntemi: GİB üzerinden kapalı devre bir sistemle anlık olarak gönderilir.
• Süreç:
  1. Gönderici, faturayı oluşturur ve e-imza/mali mühür ile imzalar.
  2. Fatura, GİB’in sistemine iletilir ve anında alıcıya ulaşır.
  3. Alıcı, faturayı kabul eder veya reddeder; bu işlemler GİB tarafından takip edilir.
• Avantaj: Anlık iletim ve takip sayesinde hızlı ve güvenilir bir sistem sunar.

E-Arşiv Fatura

• İletim Yöntemi: E-posta veya SMS ile alıcıya ulaştırılır.
• Süreç:
  1. Gönderici, faturayı dijital olarak oluşturur.
  2. Fatura, alıcıya e-posta veya SMS ile gönderilir.
  3. Gönderici, faturayı bir sonraki gün saat 24:00’a kadar GİB’e raporlar.
• Avantaj: Daha esnek bir gönderim yöntemi sunar, ancak raporlama manuel bir adımdır.

Karşılaştırma Tablosu

3. Yasal Geçerlilik ve İptal İşlemleri

E-Fatura

• Yasal Geçerlilik: Fatura, GİB tarafından anlık olarak doğrulandığı için hemen yasal geçerlilik kazanır.
• İptal Süreci: Gönderilen faturalar iptal edilemez; alıcı tarafından reddedilebilir veya iade faturası kesilebilir.
• Güvenlik: Kapalı devre sistem sayesinde yüksek güvenlik sağlar.

E-Arşiv Fatura

• Yasal Geçerlilik: Alıcıya ulaştıktan ve GİB’e raporlandıktan sonra yasal geçerlilik kazanır.
• İptal Süreci: Raporlama tamamlanmadan önce düzenleme yapılabilir; sonrasında iptal için ek işlemler gerekebilir.
• Güvenlik: E-posta/SMS ile iletim nedeniyle E-Fatura’ya göre daha az sıkı kontrol edilir.

4. Fatura Raporlama ve Takip

E-Fatura

• Raporlama: GİB tarafından anlık olarak takip edilir ve kaydedilir.
• Takip: Hem gönderici hem alıcı, GİB portalı üzerinden fatura durumunu anında görebilir.
• Avantaj: Hata veya kayıp riski minimumdur.

E-Arşiv Fatura

• Raporlama: Gönderici, faturayı bir sonraki gün saat 24:00’a kadar GİB’e raporlamak zorundadır.
• Takip: Raporlama yapılana kadar GİB’in sisteminde görünmez; manuel takip gerekebilir.
• Avantaj: Daha az sıkı bir süreç sunar, ancak raporlama unutulursa cezai yaptırımlar olabilir.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Kullanım Alanları

E-Fatura Kullanım Alanları

• B2B İşlemler: Kurumlar arası faturalama (örneğin, bir üretici ile distribütör arasında).
• Büyük İşletmeler: Yıllık ciro limiti aşan firmalar.
• Zorunlu Sektörler: E-ticaret, akaryakıt, sağlık gibi sektörler.

E-Arşiv Fatura Kullanım Alanları

• B2C İşlemler: Son tüketiciye fatura kesme (örneğin, bir mağazadan alışveriş yapan birey).
• Küçük İşletmeler: E-Fatura’ya geçmemiş KOBİ’ler ve esnaflar.
• Esnek Kullanım: Hem bireysel hem kurumsal müşterilere fatura kesme imkânı.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura sistemlerini işletmenize entegre etmek için That Teknoloji Blog sayfamızdaki rehberleri inceleyebilirsiniz.

E-Fatura ile E-Arşiv Fatura: Hangi Sistem Size Uygun?

E-Fatura’yı Kimler Tercih Etmeli?

• Yıllık cirosu GİB’in belirlediği limiti (2023 için 3 milyon TL) aşan firmalar.
• Kurumlar arası yoğun faturalama yapan işletmeler.
• Hızlı ve anlık fatura takibi isteyenler.

E-Arşiv Fatura’yı Kimler Tercih Etmeli?

• E-Fatura sistemine geçiş yapmamış küçük işletmeler.
• Bireysel müşterilere sık fatura kesen satıcılar.
• Daha esnek bir faturalama süreci arayanlar.

Karar Verme Rehberi

• İşletme Türünüz: Büyük bir B2B firmasıysanız E-Fatura, bireysel müşterilere hitap ediyorsanız E-Arşiv.
• Ciro Durumu: Zorunlu ciro limitini aşıyorsanız E-Fatura’ya geçmek zorundasınız.
• Operasyonel İhtiyaçlar: Anlık takip istiyorsanız E-Fatura, esneklik arıyorsanız E-Arşiv.

E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Avantajları ve Dezavantajları

E-Fatura Avantajları

• Anlık iletim ve takip.
• Yüksek güvenlik ve doğrulama.
• Kağıt maliyetlerini tamamen ortadan kaldırma.

Dezavantajları

• Sadece E-Fatura mükellefleri arasında kullanılabilir.
• Sisteme geçiş maliyeti ve entegrasyon gerektirir.

E-Arşiv Fatura Avantajları

• Geniş kullanıcı kitlesine hitap eder.
• E-posta/SMS ile kolay iletim.
• Küçük işletmeler için pratik bir çözüm.

Dezavantajları

• Raporlama manuel bir süreçtir ve unutulursa cezai yaptırımlar olabilir.
• Anlık takip yoktur.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura ile Dijital Dönüşüm

Her iki sistem de işletmelerin dijital dönüşüm yolculuğunda önemli bir rol oynar:

• Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak sürdürülebilirliğe katkı sağlar.
• Hız: Manuel süreçleri dijitalleştirerek zaman tasarrufu sunar.
• Güvenlik: Elektronik ortamda güvenli saklama ve iletim imkânı verir.

Dijital faturalama sistemlerine geçiş yaparak işletmenizi modernize etmek için That Teknoloji E-Fatura Başvuru sayfasından destek alabilirsiniz.

Sonuç: İşletmeniz için Doğru Sistemi Seçin

E-Fatura ile E-Arşiv Fatura arasındaki farklar, işletmenizin ihtiyaçlarına ve müşteri kitlenize göre seçim yapmanızı gerektirir. E-Fatura, büyük işletmeler ve kurumlar arası işlemler için anlık, güvenli bir çözüm sunarken; E-Arşiv Fatura, daha geniş bir kullanıcı kitlesine hitap eden esnek bir alternatiftir. Her iki sistem de kağıt faturaları geride bırakarak dijital dönüşümün bir parçasıdır.

Hangi sistemi seçeceğinize karar vermek ve geçiş sürecini kolaylaştırmak için That Teknoloji İletişim sayfasından bize ulaşın. İşletmenizi dijitalleştirin, maliyetlerinizi azaltın ve verimliliğinizi artırın!