E-Fatura Nedir? Dijital Faturalamanın Tüm Detayları

E-Fatura, geleneksel kağıt faturanın dijital bir versiyonu olarak tanımlanır ve kağıt faturalarla aynı yasal geçerliliğe sahiptir. Dijital ortamda güvenli bir şekilde oluşturulan, gönderilen ve saklanan E-Fatura, UBL (Universal Business Language) formatında standardize edilmiş bir elektronik belgedir. Bu sistem, işletmelerin faturalama süreçlerini modernize ederek kağıt, baskı ve kargo gibi maliyetleri ortadan kaldırır. Ayrıca, 10 yıl boyunca yasal saklama gerekliliklerini karşılar ve işlemlerin hızını artırır. E-Fatura hakkında daha fazla bilgi almak ve geçiş sürecini kolaylaştırmak için That Teknoloji E-Fatura Çözümleri sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

Bu rehberde, E-Fatura’nın ne olduğunu, avantajlarını, E-Arşiv Fatura ile farklarını, kimlerin kullanabileceğini, zorunluluk durumunu ve çok daha fazlasını detaylı bir şekilde inceleyeceğiz.

E-Fatura Nedir ve Nasıl Çalışır?

E-Fatura, kağıt faturaların yerini alan, elektronik ortamda oluşturulan ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylanan bir faturalama sistemidir. E-imza veya mali mühür ile güvenli bir şekilde mühürlenir ve değiştirilemez bir yapıda alıcıya iletilir.

E-Fatura’nın Temel Özellikleri

• Dijital Format: UBL standardında XML dosyası olarak hazırlanır.
• Yasal Geçerlilik: Vergi Usul Kanunu kapsamında kağıt fatura ile eşdeğerdir.
• Güvenlik: 3DS şifreleme teknolojisiyle korunur.
• Saklama Süresi: 10 yıl boyunca arşivlenmesi zorunludur.

E-Fatura Nasıl Çalışır?

1. Gönderici, faturayı E-Fatura sisteminde oluşturur ve e-imza/mali mühür ile imzalar.
2. Fatura, GİB’in sistemine iletilir ve kontrol edilir.
3. Onaylanan fatura, alıcının E-Fatura sistemine gönderilir.
4. Alıcı, faturayı kabul eder veya reddeder; bu süreç dijital olarak takip edilir.

E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura, sıkça karıştırılan iki farklı sistemdir. İşte bu iki sistem arasındaki temel farklar:

E-Fatura Nedir?

• Kapsam: Yalnızca E-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında kullanılır.
• İletim: Kapalı devre bir sistemle, GİB üzerinden anında iletilir.
• Kontrol: GİB, fatura sürecini anlık olarak izler ve iptal/iade işlemleri sıkı denetlenir.
• Kullanım Alanı: Kurumlar arası (B2B) işlemlerde tercih edilir.

E-Arşiv Fatura Nedir?

• Kapsam: E-Fatura sistemine kayıtlı olmayan bireylere ve kurumlara gönderilir.
• İletim: E-posta veya SMS ile alıcıya ulaştırılır; GİB’e bir sonraki gün saat 24:00’a kadar raporlanır.
• Kontrol: GİB’in anlık denetimi yoktur, raporlama ile takip edilir.
• Kullanım Alanı: Bireysel müşterilere (B2C) fatura kesmek için kullanılır.

Karşılaştırma Tablosu

Kimler E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Kullanabilir?

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura sistemine geçiş, işletmelerin durumuna göre zorunlu veya gönüllü olarak gerçekleşir.

Zorunlu Kullanıcılar

• GİB tarafından belirlenen yıllık ciro limitini aşan firmalar (2023 için 3 milyon TL ve üzeri).
• E-ticaret yapan ve belirli bir ciroyu geçen işletmeler.
• ÖTV’ye tabi mallarla uğraşan firmalar (örneğin, akaryakıt sektörü).

Zorunlu Geçiş Süreci

• Ciro limitini aşan firmalar, yıl sonunda GİB’e başvuru yaparak E-Fatura sistemine geçmelidir.
• Geçiş için mali mühür alınmalı ve entegrasyon tamamlanmalıdır.

Gönüllü Kullanıcılar

• Küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ’ler).
• Yeni kurulan şirketler.
• Maliyet tasarrufu ve verimlilik arayan her türlü firma.

Gönüllü Geçişin Avantajları

• Daha profesyonel bir iş yönetimi.
• Kağıt ve operasyonel masraflardan tasarruf.
• Dijital dönüşümde öncü olma.

E-Fatura’ya geçiş sürecini kolaylaştırmak için That Teknoloji E-Fatura Başvuru sayfasından destek alabilirsiniz.

E-Fatura Zorunlu mu?

E-Fatura kullanımı, yalnızca belirli şartları taşıyan işletmeler için zorunludur. Ancak gönüllü geçiş her zaman mümkündür.

Zorunluluk Kriterleri

• Ciro Sınırı: GİB’in her yıl güncellediği ciro limitini aşan firmalar (2023: 3 milyon TL).
• Sektörel Zorunluluk: E-ticaret, akaryakıt, sağlık gibi belirli sektörlerde faaliyet gösterenler.
• Tarih: Zorunlu firmalar, ilgili tebliğden sonra 6 ay içinde geçiş yapmalıdır.

Zorunlu Olmayan Durumlar

• Yıllık cirosu limiti aşmayan işletmeler.
• Sadece bireysel müşterilere satış yapan küçük esnaflar.

Zorunlu Olmasa da Neden Geçmelisiniz?

• Dijitalleşen dünyada rekabet avantajı.
• Operasyonel süreçlerin modernizasyonu.
• Çevresel sürdürülebilirlik.

E-Fatura Avantajları: Neden Tercih Edilmeli?

E-Fatura, işletmelere hem maddi hem de operasyonel birçok fayda sağlar:

Maliyetlerin Azaltılması

• Kağıt, baskı, zarf ve kargo masrafları ortadan kalkar.
• Fiziksel arşivleme için depo veya dolap ihtiyacı azalır.

Verimlilik ve Hız

• Faturalar saniyeler içinde alıcıya ulaşır.
• Manuel fatura işleme süreçleri otomatikleşir.

Yasal Geçerlilik ve Güvenli Saklama

• E-imza ve mali mühür ile güvenli bir şekilde mühürlenir.
• 10 yıl boyunca GİB’in standartlarına uygun saklanır.

Doğa Dostu Yaklaşım

• Kağıt kullanımını azaltarak ağaçların kesilmesini önler.
• Karbon ayak izini düşürür.

İmaj ve Profesyonellik

• Teknolojiye uyum sağlayan bir firma imajı sunar.
• Şeffaf ve kanunlara uygun bir işletme algısı yaratır.

Hızlı Mutabakat ve Nakit Akışı

• Faturalar anında iletildiği için ödeme süreçleri hızlanır.
• Denetim ve mutabakat işlemleri dijital ortamda kolayca yapılır.

E-Fatura’nın avantajlarını işletmenize uygulamak için That Teknoloji Blog sayfamızdaki rehberleri inceleyebilirsiniz.

E-Fatura Durum Kodları: Süreci Anlama

E-Fatura sisteminde faturaların durumu, belirli kodlarla takip edilir. Bu kodlar, işlemin hangi aşamada olduğunu gösterir:

Temel Durum Kodları

• 1000 - Zarf Kuyruğa Eklendi: Fatura işlenmek üzere sıraya alındı.
• 1100 - Zarf İşleniyor: Fatura GİB tarafından işleniyor.
• 1132 - XML Dosyası Değil: Yanlış dosya formatı gönderildi.
• 1160 - XML Şema Kontrolünden Geçemedi: Fatura formatı standartlara uymuyor.
• 1200 - Zarf Başarıyla İşlendi: Fatura alıcıya ulaştı.

Hata Durumunda Ne Yapmalı?

• Hata kodunu kontrol edin (örneğin, 1132).
• Dosya formatını düzeltin ve tekrar yükleyin.
• Destek için GİB’e veya entegratör firmanıza başvurun.

E-Fatura İstisna Kodları: Hangi Durumlar Dışında?

Bazı işlemler, E-Fatura sisteminden muaftır ve istisna kodlarıyla tanımlanır:

Başlıca İstisna Kodları

• 101 - İhracat İstisnası: İhracat faturaları E-Fatura kapsamı dışında tutulabilir.
• 103 - Askeri Amaçlı İstisna: Askeri alımlarla ilgili işlemler muaf olabilir.
• 105 - Vergiden Muaf İşlemler: Vergi muafiyeti olan işlemlerde kullanılmaz.

İstisna Durumlarında Ne Yapılır?

• Kağıt fatura veya manuel yöntemler kullanılabilir.
• GİB’in ilgili tebliğleri kontrol edilmelidir.

E-Fatura’ya Nasıl Geçilir?

E-Fatura sistemine geçiş, birkaç basit adımla tamamlanabilir:

Adım 1: Başvuru Yapın

• GİB’e veya özel entegratörlere (örneğin, That Teknoloji) başvurun.
• Gerekli belgeleri (vergi levhası, imza sirküleri) hazırlayın.

Adım 2: Mali Mühür veya E-İmza Alın

• Mali mühür (firmalar için) veya e-imza (bireyler için) temin edin.
• That Teknoloji E-İmza Başvuru sayfasından hızlıca başvuru yapabilirsiniz.

Adım 3: Entegrasyon ve Test

• E-Fatura yazılımınızı GİB ile entegre edin.
• Test faturaları oluşturup sistemin çalıştığından emin olun.

Adım 4: Kullanıma Başlayın

• Onay alındıktan sonra faturalarınızı dijital olarak kesmeye başlayın.

Sonuç: E-Fatura ile Dijitalleşin

E-Fatura, işletmelerin faturalama süreçlerini dijitalleştirerek maliyetleri azaltan, verimliliği artıran ve çevresel sürdürülebilirliğe katkı sağlayan modern bir çözümdür. E-Arşiv Fatura ile farklarını anlamak, zorunluluk kriterlerini bilmek ve avantajlarından faydalanmak, işletmenizi bir adım öne taşır. GİB’in belirlediği ciro sınırını aşan firmalar için zorunlu olan bu sistem, gönüllü kullanıcılar için de büyük fırsatlar sunar.

E-Fatura’ya geçiş yaparak hem operasyonel süreçlerinizi modernize edebilir hem de doğa dostu bir yaklaşım sergileyebilirsiniz. Hemen geçiş sürecine başlamak ve profesyonel destek almak için That Teknoloji İletişim sayfasından bize ulaşın!