e-Defter ile İlgili Bilmeniz Gerekenler

e-Defter Nedir?

e-Defter, işletmelerin yasal olarak tutmak zorunda olduğu yevmiye defteri ve Defter-i Kebir gibi defterlerin dijital ortamda oluşturulmasını, onaylanmasını ve saklanmasını sağlayan bir sistemdir. Elektronik defterlerin hazırlanması, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’nun belirlediği standartlara uygun şekilde gerçekleştirilir. Böylece, verilerin düzenli, şeffaf ve yasal gerekliliklere uygun bir biçimde kayıt altına alınması sağlanır.

2011 yılında hayata geçirilen e-Defter uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yönetilen bir sistemdir. Bu uygulama, işletmelerin kağıt defter tutma zorunluluğunu ortadan kaldırarak, defterlerin elektronik ortamda tutulmasını ve GİB’e elektronik olarak iletilmesini sağlar. That Teknoloji olarak, e-Defter süreçlerinizi kolaylaştırmak ve yasal uyumluluğunuzu sağlamak için yenilikçi çözümler sunuyoruz.

e-Defter’e Geçmenin Avantajları Nelerdir?

e-Defter’e geçiş, işletmeler için sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda iş süreçlerinde verimlilik ve tasarruf sağlayan önemli bir adımdır. İşte e-Defter’in öne çıkan avantajları:

• Maliyet Tasarrufu: Elektronik ortamda oluşturulan defterler, kağıt, mürekkep, dosya ve fiziksel arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır. İş gücü ve depolama alanı tasarrufu sağlar.
• Yasal Uyumluluk ve Güvenilirlik: Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında belirlenen standartlara uygun olarak hazırlanan e-Defterler, yasal denetim süreçlerini kolaylaştırır ve kayıtların geçerliliğini sağlar.
• Pratik Erişim ve Denetim: Elektronik ortamda saklanan defterlere istenilen zaman ve yerden erişim sağlanır. Vergi denetimleri sırasında kayıtların hızla temin edilmesi, süreçleri daha verimli hale getirir.
• Çevre Dostu Çözüm: Kağıt kullanımını tamamen ortadan kaldıran e-Defter, çevreye duyarlı bir yaklaşımı benimseyen işletmeler için sürdürülebilir bir çözüm sunar ve karbon ayak izini azaltır.
• Arşivleme ve Güvenlik: Defterler elektronik ortamda uzun süreli saklanabilir ve yedeklenebilir. Bu, fiziksel arşivlerin kaybolma, hasar görme veya çalınma risklerini ortadan kaldırır.
• Operasyonel Verimlilik: e-Defter, kayıt oluşturma, düzenleme, onaylama ve raporlama süreçlerini hızlandırır. İşletmeler, operasyonel süreçlerdeki hataları minimize ederek daha verimli bir çalışma düzenine geçiş yapar.
• Dijital Dönüşüme Katkı: e-Defter, işletmelerin dijital dönüşüm sürecine uyum sağlamasını kolaylaştırır ve iş süreçlerinin tamamını dijitalleştirmek için bir başlangıç noktası oluşturur.

That Teknoloji ile e-Defter’e geçerek hem yasal yükümlülüklerinizi yerine getirebilir hem de iş süreçlerinizi modernize edebilirsiniz.

e-Defter Nasıl Tutulur?

e-Defter tutma süreci, belirli adımların izlenmesini ve bazı teknik gereksinimlerin karşılanmasını gerektirir. İşte e-Defter tutma sürecindeki temel adımlar:

• Başvuru İşlemleri: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Defter uygulamasına elektronik ortamda başvuru yapılmalıdır. Başvuru, dijital platform üzerinden “e-Defter Dilekçesi” adımıyla gerçekleştirilebilir.
• Uyumlu Yazılım Kullanımı: e-Defter oluşturma, kaydetme, onaylama ve saklama işlemleri için GİB’den uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanılmalıdır. Bu yazılım, muhasebe kayıtlarının elektronik defter format ve standartlarına uygun şekilde tutulmasını sağlar.
• Muhasebe Kayıtlarının Düzenlenmesi: Her bir belgeye ait bilgiler, tek bir yevmiye kaydında gösterilmelidir. Belgeye dayanmayan işlemlerde ise belge tipi, numarası ve tarihi gibi bilgiler girilmemelidir.
• Defter ve Beratlarının Oluşturulması: Şahıs firmaları için her ayın 10’unda, tüzel firmalar için her ayın 14’ünde ilgili döneme ait yevmiye defteri ve Defter-i Kebir elektronik ortamda hazırlanır. Bu defterlere ait berat dosyaları oluşturulur.
• Berat Dosyalarının GİB’e Gönderimi: Oluşturulan berat dosyaları, GİB’in belirlediği süreler içinde uygulaması üzerinden GİB’e iletilir. GİB, bu beratları kendi mali mühürü ile onaylayarak mükellefe geri gönderir.
• Saklama ve İbraz Yükümlülüğü: Elektronik defterler ve onaylanmış berat dosyaları, dijital ortamda en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Denetim durumunda bu kayıtların ibrazı zorunludur.

That Teknoloji, e-Defter tutma sürecinde size rehberlik eder ve GİB standartlarına uygun bir şekilde defterlerinizi yönetmenize yardımcı olur.

e-Defter Kimlere Zorunlu?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kriterlere göre, aşağıdaki mükellef grupları için e-Defter kullanımı zorunludur:

• e-Fatura Uygulamasına Geçiş Zorunluluğu Bulunan Mükellefler: e-Fatura uygulamasına dahil olması gereken mükellefler, izleyen yılbaşı itibarıyla e-Defter uygulamasına da geçmek zorundadır. Örneğin, 2023 yılında e-Fatura’ya geçen firmaların 1 Ocak 2025 tarihinde e-Defter’e geçiş yapmaları gerekmektedir.
• Bağımsız Denetime Tabi Olan Şirketler: Türk Ticaret Kanunu’nun 397. maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler, bağımsız denetim şartlarını sağladıkları yılı takip eden yılın başından itibaren e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır.
• Bilanço Esasına Göre Defter Tutan Mükellefler: 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren, bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan veya ihtiyari olarak bu esasa göre defter tutmayı tercih eden mükellefler, e-Defter uygulamasına dahil olmak zorundadır.
• Yeni İşe Başlayan, Sınıf Değiştiren veya Muafiyeti Kalkan Mükellefler: 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren yeni işe başlayan, yeniden işe başlayan, sınıf değiştiren, yeni bir mükellefiyete giren ve vergi muafiyeti kalkan mükelleflerden bilanço esasına göre defter tutacak olanlar, bu tarihten itibaren e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır.

Zorunluluk kapsamında olmayan işletmeler de isteğe bağlı olarak e-Defter uygulamasına geçebilir. Bu durumda, başvuru yaptıkları ayı takip eden aydan itibaren e-Defter tutmaya başlayabilirler. That Teknoloji, e-Defter’e geçiş sürecinde size destek sunar ve yasal yükümlülüklerinizi kolayca yerine getirmenize yardımcı olur.

e-Defter Mevzuatındaki Değişiklikler

Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Defter uygulamasıyla ilgili çeşitli düzenlemeler yapmıştır. İşte son dönemde yapılan önemli değişiklikler:

Berat Dönemi Tercih Yapma Hakkı

Firmalara, defter beratlarını aylık veya 3 aylık dönemler halinde gönderme seçeneği sunulmuştur. Ancak 3 aylık dönem seçilse bile, her ayın beratı ayrı ayrı oluşturulmalı ve sırasıyla gönderilmelidir. Örneğin, ocak, şubat ve mart ayları için beratlar ayrı ayrı hazırlanmalıdır.

e-Defter Saklama Süresi Uzatıldı

Vergi Usul Kanunu’na göre e-Defter saklama süresi 5 yıldan 10 yıla çıkarılmıştır. e-Defter dosyaları ve bunlara ilişkin berat dosyalarının, 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süreyle saklanması zorunludur.

2025 Yılı e-Defter ve Berat Dosyalarının Aktarım Zamanları

Aylık Yükleme Tercihinde Bulunanlar

3 Aylık Yükleme Tercihinde Bulunanlar

Son Değişiklikler

21 Mayıs 2024 tarihinde yayımlanan tebliğ ile e-Defter mevzuatında çeşitli yenilikler yapılmıştır:

• e-Defter gönderim süresi bir sonraki ayın 10’una kadar uzatılmıştır. Aylık yükleme yapanlar, ilgili ayı takip eden dördüncü ayın 10’una kadar; geçici vergi dönemleri bazında yükleme yapanlar ise geçici vergi beyannamesinin verileceği ayı izleyen ayın 10’una kadar yükleme yapabilir.
• 22 Mayıs 2024 itibarıyla, e-Defter ve berat dosyaları eş zamanlı olarak GİB Bilgi İşlem Sistemi’ne yüklenmelidir. e-Defter ve berat dosyaları aynı paket içinde olmalı ve yükleme sırasında teknik kontrollerden geçmelidir.
• 22 Mayıs 2024 tarihinden sonra gönderilecek e-Defter dosyalarında asıl defterlerin de bulunması gerektiğinden, GİB’e ikincil kopya gönderilmesine gerek kalmamıştır.
• Mükelleflerin her biri için ayrı mali mühür alma zorunluluğu kaldırılmıştır. Gönderim işlemleri uyumlu yazılım firması tarafından yapılabilir.
• Muvafakatname verme ve iptal etme işlemleri Dijital Vergi Dairesi üzerinden gerçekleştirilebilir.

That Teknoloji, e-Defter mevzuatındaki tüm değişikliklere uygun çözümler sunar ve süreçlerinizi kolaylaştırır.

That Teknoloji ile e-Defter Deneyimini Yaşayın

That Teknoloji, işletmelerin e-Defter süreçlerini dijitalleştirerek düzen, şeffaflık ve güvenilirlik sağlayan bir sistem sunar. Yasal yükümlülüklerin etkin bir şekilde yerine getirilmesini destekleyen e-Defter uygulamamız, aynı zamanda işletmelere operasyonel verimlilik, maliyet tasarrufu ve çevreye duyarlı bir çalışma modeli sunar.

That Teknoloji’nin e-Defter çözümü, Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarına tam uyumlu bir yapıya sahiptir. Esnek kullanım seçenekleri ve güçlü teknik altyapısıyla, e-Defter süreçlerinizde size destek olur. İşletmenizin dijital dönüşüm hedeflerine ulaşmasında That Teknoloji’nin uzmanlığını ve inovatif çözümlerini tercih edebilirsiniz.

That Teknoloji’nin e-Defter Hizmetleri

• GİB Standartlarına Uyum: e-Defter süreçlerinizi GİB’in belirlediği format ve standartlara uygun şekilde yönetin.
• Güvenli Saklama: Defterlerinizi dijital ortamda 10 yıl süreyle güvenli bir şekilde saklayın.
• Kolay Erişim: Defterlerinize istediğiniz zaman, istediğiniz yerden erişin.
• Operasyonel Verimlilik: Kayıt oluşturma, onaylama ve raporlama süreçlerini hızlandırın.
• Kapsamlı Destek: Kurulum ve kullanım aşamalarında uzman ekibimizle yanınızdayız.
• Dijital Dönüşüm Desteği: İş süreçlerinizi dijitalleştirerek modern bir iş yapış biçimine geçiş yapın.

That Teknoloji ile e-Defter’e geçerek hem yasal yükümlülüklerinizi yerine getirin hem de iş süreçlerinizi modernize edin!

e-Defter ile İlgili Bilinmesi Gerekenler

e-Defter uygulaması, işletmelerin yasal defterlerini dijital ortamda tutmalarını kolaylaştırırken, bazı önemli noktalara dikkat edilmesi gerekir:

• e-Defter’e geçen firmalar, kağıt ortamında defter tutamaz. Tutulan kağıt defterlerin yasal geçerliliği yoktur.
• e-Defter’e ara dönemde geçen firmalar, eski bilgilerini kağıt ortamındaki bir deftere yazarak bir ay içinde noter kapanış tasdiki yaptırmalıdır.
• Her bir fatura veya belge için ayrı bir yevmiye maddesi oluşturulmalıdır. Yevmiye madde sıralaması birbirini takip etmelidir; aksi halde berat gönderimi yapılamaz.
• GİB’e gönderilen berat dosyaları, sıkıştırılmış bir şifre dosyasıdır. Asıl defterler GİB’e gönderilmez, işletmenin kendi sisteminde saklanır.
• Unvan değişikliği, tür değişikliği, birleşme veya bölünme gibi durumlarda yeni bir mali mühür alınmalı ve e-Defter beratları yeni mali mühür ile gönderilmelidir.
• e-Defter beratlarını son güne bırakmamak önemlidir; sistem yoğunluğu nedeniyle gönderim sorunları yaşanabilir.

That Teknoloji, e-Defter süreçlerinizde bu detaylara dikkat ederek yasal uyumluluğunuzu sağlar ve işlemlerinizi kolaylaştırır.

e-Defter Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

e-Defter Ne Demek?

Elektronik defter, işletmelerin Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında tutmak zorunda olduğu Defter-i Kebir ve yevmiye defterinin elektronik ortamda hazırlanması, saklanması ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak ibraz edilmesini sağlayan bir sistemdir.

Elektronik Defterde Hangi Defterler Tutulur?

e-Defter kapsamında yalnızca yevmiye defteri ve Defter-i Kebir tutulur. Diğer defterler bu sisteme dahil değildir.

e-Defter’in Avantajları Nelerdir?

e-Defter, kağıt kullanımını ortadan kaldırarak maliyet tasarrufu sağlar, çevre dostudur ve arşivleme süreçlerini kolaylaştırır. Ayrıca, yasal denetimlerde pratik erişim ve güvenilirlik sunar.

e-Defter Verileri Ne Kadar Süre Saklanır?

Veriler, Vergi Usul Kanunu uyarınca 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanmalıdır.

Zorunlu Olmayan İşletmeler e-Defter Kullanabilir mi?

Evet, zorunluluk kapsamında olmayan işletmeler de isteğe bağlı olarak e-Defter uygulamasına geçebilir. Bu işletmeler, başvuru yaptıkları ayı takip eden aydan itibaren e-Defter tutmaya başlayabilir.

e-Defter ve e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

e-Fatura, işletmeler arasında düzenlenen elektronik faturalandırma sürecini kapsarken, e-Defter, işletmelerin yasal olarak tutmak zorunda oldukları muhasebe kayıtlarını elektronik ortama taşır.

That Teknoloji, e-Defter ile ilgili tüm sorularınızı yanıtlar ve süreçlerinizi kolaylaştırır.

e-Defter ile Dijital Dönüşümün Gücünü Keşfedin

e-Defter, dijital dönüşümün temel taşlarından biridir. Ticari defterleri dijital ortama taşıyarak hem bireylerin hem de kurumların hayatını kolaylaştırır. İşte e-Defter’in dijital dönüşümdeki rolü:

• Kağıtsız Ofis: Defterlerinizi dijital olarak yönetin, kağıt kullanımını azaltın.
• Uzaktan Erişim: Defterlerinize fiziksel teslimat olmadan her yerden erişin.
• Verimlilik Artışı: İş süreçlerinizi hızlandırarak zaman ve maliyet tasarrufu sağlayın.
• Güvenli Saklama: Defterlerinizi dijital ortamda güvenli bir şekilde muhafaza edin.
• Çevresel Sürdürülebilirlik: Kağıt tüketimini azaltarak doğaya katkıda bulunun.

That Teknoloji ile e-Defter kullanarak dijital dönüşüm yolculuğunuzu hızlandırın. Ticari defterlerinizi modernize edin, geleceğe güvenle adım atın!