Dijital Arşivleme ve Mevzuat

Dijital arşivleme, belgelerin elektronik ortamlarda saklanmasını sağlayarak hızlı erişim ve güvenli yönetim imkanı sunar. Kurumlar ve kuruluşlar, dijital arşiv sistemleri kullanarak, veri kaybı risklerini en aza indirir ve bilgiye erişimi kolaylaştırır. Ancak, dijitalleştirilen verilerin yasal olarak geçerli olabilmesi için belirli mevzuatlara uygun olması gerekmektedir. Türkiye'de dijital arşivleme konusunda uyulması gereken başlıca yasal düzenlemeler ve standartlar şu şekildedir:

1. Elektronik İmza ve Zaman Damgası Kanunu (E-İmza Kanunu)

Elektronik ortamda yapılan işlemlerin hukuki geçerliliğini sağlamak için Elektronik İmza ve Zaman Damgası Kanunu'na uyulması gerekmektedir. Bu kanun, dijital ortamda yapılan işlemlerin güvenliğini sağlamak ve belgelerin doğruluğunu onaylamak için elektronik imza ve zaman damgası kullanımını zorunlu kılmaktadır. Elektronik imza, kağıt üzerindeki ıslak imzanın dijital karşılığıdır ve dijital belgelerin hukuki geçerliliği için önemlidir.

2. Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Vergi Usul Kanunu

Türk Ticaret Kanunu (TTK) ve Vergi Usul Kanunu, şirketlerin mali kayıtlarını saklama yükümlülüğünü düzenler. Bu kanunlar, şirketlerin finansal belgelerinin, fatura ve diğer ticari belgelerinin belirli süreler boyunca saklanmasını gerektirir. Dijital arşivleme, bu belgelerin dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanmasını sağlarken, mevzuata uygunluğu da garanti eder.

3. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişisel verilerin dijital ortamda saklanması ve işlenmesiyle ilgili önemli düzenlemeler getirir. Bu kanun, kişisel verilerin yalnızca yasal çerçevede ve belirli şartlar altında saklanabilmesini sağlar. Dijital arşivleme, kişisel verilerin korunmasına yönelik önlemler almayı ve yasal gereklilikleri yerine getirmeyi gerektirir.

4. Uluslararası Standartlar: ISO 15489 ve ISO 27001

Dijital arşivleme sistemlerinin uluslararası standartlara uygun olarak çalışması da önemlidir. ISO 15489, bilgi yönetimi ve arşivleme konusunda dünya çapında kabul edilen bir standarttır. ISO 27001 ise bilgi güvenliği yönetim sistemlerini belirler ve dijital arşivleme sistemlerinin güvenlik standartlarına uygun şekilde tasarlanmasını sağlar.

5. Doküman Yönetim Sistemi (DYS) ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

Dijital arşivleme, doküman yönetim sistemleri (DYS) ve elektronik belge yönetim sistemleri (EBYS) kullanılarak gerçekleştirilebilir. Bu sistemler, belgelerin dijital ortamda saklanmasını, düzenlenmesini ve hızlı bir şekilde erişilmesini sağlar. Ayrıca, belgeye ait metadata bilgilerini de saklayarak, içeriğe dayalı arama yapılmasına olanak tanır.

6. CubeBox® ve Dijital Arşivleme Uygulamaları

CubeBox® gibi dijital arşivleme çözümleri, belgelerin içeriklerinden aranabilir hale gelmesini sağlayan yazılımlar sunar. Bu yazılımlar, taranan belgelerdeki metin ve metadata bilgilerini analiz ederek arama yapma imkanı tanır. Ayrıca, dokümanları dijital imzalar ve zaman damgaları ile güvence altına alır, böylece belgelerin geçerliliği hukuken onaylanmış olur.

Dijital arşivleme sistemlerinin sağladığı kazançlar arasında:

• Hızlı Erişim: Belgeler anında erişilebilir, iş gücünden tasarruf sağlanır ve personel verimli kullanılır.
• Daha Az Fiziksel Alan: Dijital arşivleme ile ofis alanları daha verimli kullanılır, gereksiz fiziksel belgeler ortadan kaldırılır.
• Maliyet Tasarrufu: Fiziksel arşiv alanı gereksinimi azalır, arşivleme işlemleri daha az maliyetle yapılır.
• Çevre Dostu: Kağıt tüketimi azalır, çevreye daha duyarlı bir arşivleme yöntemi sağlanır.
• Kurumsal Hafıza: Kurumlar, geçmiş belgelerine kolayca erişebilir ve mükerrer belgelerin üretimi engellenir.

7. Fiziksel ve Dijital Arşiv Hizmetleri

Dijital arşivleme hizmetlerine ek olarak, bazı firmalar, fiziki arşivleme hizmeti de sunmaktadır. Bu hizmet, belgelerin fiziksel ortamda güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar ve dijitalleştirilen belgelerin belirli bir süre sonra fiziksel arşivden çıkarılmasına olanak verir. Ayrıca, imha hizmetleri de sağlanarak gereksiz belgeler yasal gerekliliklere uygun olarak imha edilir.

Sonuç olarak, dijital arşivleme ve belge yönetimi, kurumların verimliliğini artırırken yasal zorunlulukları da yerine getirmelerine yardımcı olur. İhtiyaç duyulan bilgilerin doğru şekilde saklanması, erişilebilir olması ve güvenli bir ortamda tutulması, dijital dönüşümün en önemli unsurlarından biridir.